European Health Data & Innovation Summit

Regulamin uczestnictwa w Konferencji European Health Data and Innovation Summit

Niniejszy regulamin określa zasady, warunki udziału, prawa i obowiązki Uczestników oraz Organizatora i Partnerów konferencji „European Health Data and Innovation Summit” (dalej: „Konferencja”). Przystąpienie do procesu rejestracji oznacza akceptację niniejszego regulaminu.

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Regulamin określa warunki uczestnictwa w Konferencji pod nazwą European Health Data and Innovation Summit organizowanej przez Naczelną Izbę Lekarską z siedzibą w Warszawie, Polska, NIP: 5220002328 adres poczty elektronicznej: innowacje@nil.org.pl.
2. Konferencja odbędzie się w dniu 30.01.2025 w siedzibie Venture Cafe Warsaw pod adresem ul. Chmielna 73, 00-801 Warszawa oraz poprzez transmisję wydarzenia online.
3. Konferencja jest organizowana wraz z partnerami zewnętrznymi: Ministerstwem Zdrowia Rzeczypospolitej Polskiej; Sitra, the Finish Innovation Fund, EIT Health, EOSC4Cancer.
4. W konferencji mogą wziąć udział przedstawiciele mediów i prasy jedynie po uzyskaniu akredytacji.
5. Osoby ubiegające się o akredytację prasową proszone są o zgłoszenie się poprzez adres Innowacje@nil.org.pl Podstawą wydania akredytacji dla osób wskazanych w ust. 4, upoważniającej do wejścia na teren wydarzenia w czasie jego trwania jest aktywna praca dziennikarska w zakresie ochrony zdrowia i medycyny.
6. Konferencja odbywa się w trybie stacjonarnym i zdalnym. Link do konferencji zostanie przesłany Uczestnikowi przed wyznaczonym terminem Konferencji.
7. Przepisy niniejszego regulaminu (dalej: ”Regulamin”) obowiązują wszystkich jej uczestników.
8. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu przez Uczestnika.

§ 2. DEFINICJE

Na potrzeby niniejszego Regulaminu sprecyzowano następujące definicje:

1. Regulamin – oznacza niniejszy dokument zawierający zbiór zasad i warunków uczestnictwa w Konferencji, dostępny na stronie internetowej pod adresem: https://ehdis.nilin.org.pl
2. Organizator – oznacza Naczelną Izbę Lekarską z siedzibą w Warszawie, Polska przy ul. Jana III Sobieskiego 110 NIP: 5220002328
3. Konferencja – oznacza organizowaną przez Organizatora Konferencję pod nazwą: European Health Data and Innovation Summit- odbywającą się w siedzibie Venture Cafe Warsaw pod adresem ul. Chmielna 73, 00-801 Warszawa, Polska.
4. Rejestracja – oznacza zgłoszenie Organizatorowi chęci uczestnictwa danej osoby fizycznej w Konferencji poprzez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego.
5. Formularz zgłoszeniowy – oznacza formularz dostępny na stronie internetowej: https://ehdis.nilin.org.pl za pomocą którego następuje Rejestracja.
6. Potwierdzenie zgłoszenia – oznacza komunikat wysyłany przez Organizatora na adres poczty elektronicznej podany przez Uczestnika w procesie Rejestracji, potwierdzający otrzymanie formularza rejestracji przez Organizatora.
7. Potwierdzenie uczestnictwa – oznacza komunikat wysyłany przez Organizatora na adres poczty elektronicznej podany przez Uczestnika po zatwierdzeniu zgłoszenia Uczestnika przez Organizatora.
8. Uczestnik – oznacza osobę fizyczną, która została wskazana w Formularzu zgłoszeniowym.

§ 3. ZASADY REJRSTRACJI I WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie Rejestracji za pośrednictwem Formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji pod adresem:  https://ehdis.nilin.org.pl oraz uzyskanie potwierdzenie uczestnictwa.
2. Udział w Konferencji jak i rejestracja jest bezpłatna.
3. Zakres działania Formularza zgłoszeniowego obejmuje usługę polegającą na przechowywaniu w bazie danych rejestracji danych Użytkownika, a także obsłudze tej rejestracji (polegającą na zbieraniu, utrwalaniu, przechowywaniu, aktualizowaniu, uzupełnianiu i usuwaniu tych danych) przez Organizatora.
4. Rejestrując się na wydarzenie Uczestnik wyraża zgodę na kontakt mailowy, która jest dobrowolna, ale niezbędna do rejestracji i uczestnictwa w Wydarzeniu.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do kontaktu drogą mailową w sprawach związanych z Konferencją, przed, w trakcie oraz po Konferencji z Uczestnikiem, na co Uczestnik wyraża zgodę.
6. Koszt pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
7. Rejestracja uczestnictwa trwa do wyczerpania puli miejsc lub do 16.01.2025 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
8. Liczba miejsc udziału w Wydarzeniu jest ograniczona. O udziale Uczestników w Wydarzeniu decyduje Organizator wraz z Partnerami.
9. Organizator jak i każdy z Partnerów ustala warunki uczestnictwa na podstawie własnych kryteriów. Organizator dokonuje wyboru uczestników m.in. na podstawie profilu zawodowego.
10. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia Uczestnika.
11. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia uczestnictwa Uczestnika nie później niż do 16 stycznia 2024 r.
12. Ponadto Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia udziału Uczestnika w Wydarzeniu ze względu na możliwość naruszenia zasad bezpieczeństwa i porządku publicznego, jak również bezpieczeństwa Wydarzenia,
13. W związku z powyższymi Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zwrotu za koszt podróży.
14. Rejestrujący gwarantuje, że wszystkie dane wprowadzone przez niego do Systemu rejestracyjnego są prawdziwe.
15. Uczestnikiem wydarzenia może być osoba fizyczna, która spełni łącznie wszystkie kryteria zawarte w Regulaminie. Składają się na nie:
    1. dokona rejestracji w systemie rejestracyjnym online pod adresem:  https://ehdis.nilin.org.pl;
    2. Zaakceptuje postanowienia Regulaminu Uczestnictwa;
    3. otrzyma  od  Organizatora  maila z potwierdzeniem uczestnictwa;
    4. złożenie innych oświadczeń wymaganych w procesie rejestracji.
16. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do weryfikacji zgłoszeń w celu zapewnienia zgodności z założeniami i charakterem wydarzenia
17. Organizatorzy zobowiązują się do zapewnienia równego dostępu do rejestracji na konferencję, niezależnie od płci, wieku, narodowości, pochodzenia etnicznego, wyznania, orientacji seksualnej, stopnia niepełnosprawności, poglądów politycznych czy statusu społeczno-ekonomicznego.
18. Jakiekolwiek działania dyskryminacyjne wobec uczestników, zarówno podczas procesu rejestracji, jak i w trakcie wydarzenia, są niedopuszczalne i będą skutkować podjęciem odpowiednich działań przez organizatorów.
19. Organizatorzy podejmują aktywne działania na rzecz promowania różnorodności i integracji, zapewniając przestrzeń przyjazną dla wszystkich uczestników. Osoby z niepełnosprawnościami mogą zgłaszać swoje potrzeby po zakwalifikowaniu na Wydarzenie, aby organizatorzy mogli zapewnić odpowiednie udogodnienia.
20. W przypadku wątpliwości dotyczących procesu rejestracji lub zgłoszenia sytuacji mogących naruszać zasadę równego traktowania, osoby zainteresowane mogą skontaktować się z Organizatorem poprzez adres e-mail. Skargi i zapytania będą rozpatrywane poufnie, w sposób bezstronny i w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty ich zgłoszenia.

§4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe u Uczestników lub osób trzecich, w związku lub na skutek wykorzystania przez Uczestników informacji, wiedzy lub umiejętności zdobytych w trakcie Konferencji.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za:
   1. błędne dane wpisane przez Uczestnika podczas rejestracji na Konferencję;
   2. poniesione straty i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane podaniem nieprawdziwych danych przez osobę dokonującą rejestracji;
   3. poniesione szkody i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane działaniami lub zaniechaniami osób trzecich, na które Organizator nie miał wpływu;
   4. poniesione szkody i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane odwołaniem Konferencji, odrzuceniem aplikacji lub uczestnictwa Uczestnika przez Organizatora zgodnej z regulaminem oraz z powodu siły wyższej, w tym zaostrzenia przepisów lub pogorszenia sytuacji epidemicznej – w wyniku stanu epidemii (zdarzenia losowe niezależne od Organizatora).
3. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn wyłącznie zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Uczestnika.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, zmiany osób prelegentów, a także do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Organizatora. W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie przekazana zgłoszonym Uczestnikom.

§ 5.  ZASADY WYKORZYSTANIA WIZERUNKU, GŁOSU ORAZ WYPOWIEDZI

1. Organizator oświadcza, że przebieg Konferencji będzie rejestrowany w formie nagrania audiowizualnego oraz zdjęć, a tak stworzone utwory będą wykorzystywane do celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa, itp.) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy: Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora, jak również samej Konferencji (komercyjne wykorzystanie). 
2. Przystępując do udziału w Konferencji, na etapie rejestracji na Wydarzenie, Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalanie i rozpowszechnianie swojego wizerunku przez Organizatora w zakresie utrwalonym na zdjęciach oraz nagraniach wykonanych podczas wydarzenia.
3. Zgoda na wykorzystanie wizerunku jest dobrowolna, ale niezbędna w celu rejestracji i uczestnictwa w Wydarzeniu.
4. Uczestnik upoważnia Organizatora do wykorzystania swojego wizerunku oraz/lub głosu i wypowiedzi oraz rozpowszechniania ich jako elementów utworów do celów wymienionych w ust. 1 powyżej, 
   i niniejszym udziela niewyłącznej oraz nieodpłatnej zgody, bez ograniczeń czasowych oraz terytorialnych, na ich wykorzystanie przez Organizatora oraz wszelkie upoważnione do tego przez Organizatora podmioty na różnych polach eksploatacji utworów w szczególności:
   1. utrwalanie na jakimkolwiek nośniku audiowizualnym (na nośnikach wideo, taśmie światłoczułej, magnetycznej i dysku komputerowym,
      w sieci multimedialnej w tym w Internecie);
   2. zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką;
   3. publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie;
   4. wypożyczenie, najem, użyczenie nośników, na których utrwalono wizerunek, głos, wypowiedź;
   5. wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej;
   6. wykorzystanie na różnego rodzaju stronach internetowych (m.in. na stronie Organizatora).
5. Organizator zobowiązuje się do wykorzystywania materiałów zawierających wizerunek uczestników wyłącznie w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami, w tym z przepisami prawa autorskiego oraz ochrony danych osobowych.
6. Wizerunek uczestników nie będzie wykorzystywany w sposób naruszający ich godność ani w celach sprzecznych z charakterem wydarzenia. Organizator dołoży starań, aby materiały te były wykorzystywane z poszanowaniem wizerunku uczestników.
7. W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących wykorzystywania wizerunku, uczestnicy mogą skontaktować się z organizatorem konferencji pod adresem poczty elektronicznej innowacje@nil.org.pl.

§6. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych uczestników ogólnoeuropejskiej Konferencji jest:
   1. Naczelna Izba Lekarska (NIL) w Warszawie, ul. Jana III Sobieskiego 110, 00-764 Warszawa, numer telefonu: +48 22 559 13 00, adres-email: innowacje@nil.org.pl, reprezentowana przez Prezesa Naczelnej Rady Lekarskiej.
   2. Sitra, the Finnish Innovation Fund  Address: Itämerenkatu 11-13, PO Box 160, FI-00181 Helsinki  Tel: +358 294 618 991  Email: kirjaamo@sitra.fi
   3. EIT Health InnoStars e.V., an association having its registered seat at Mies-van-der-Rohe-Strasse 1C, 80807 München, Germany, with tax registration number DE308252541, represented by: Balázs Fürjes, acting as Managing Director.
   4. EOSC4Cancer, empirica Gesellschaft für Kommunikations- und Technologieforschung mbH, Oxfordstr. 2, 53111 Bonn, Germany; phone: +49-228-98530-0

którzy pełnią rolę współadministratorów danych osobowych.

2. Administrator danych przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO oraz innymi obowiązującymi regulacjami o ochronie danych osobowych.
3. Organizator zapewnia stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mających na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem, zgodnie z obowiązującymi standardami ochrony danych w Unii Europejskiej.
4. Dane osobowe uczestników są przetwarzane wyłącznie w celach związanych z rejestracją, organizacją i obsługą konferencji, a także w celu prowadzenia komunikacji z uczestnikami przed, w trakcie i po zakończeniu wydarzenia.
5. W przypadku wyrażenia przez Uczestnika dobrowolnej, fakultatywnej zgody podczas rejestracji na Konferencję, dane osobowe mogą być również przetwarzane w innych celach, określonych wyraźnie w treści zgody.
6. Podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda uczestnika, udzielona podczas rejestracji, niezbędność przetwarzania danych w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych oraz niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust. 1 lit.a,c,f RODO).
7. Dane uczestników mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z organizatorem na terenie Unii Europejskiej, w zakresie niezbędnym do organizacji wydarzenia, przy zachowaniu odpowiednich środków ochrony i zgodnie z wymogami RODO.
8. Uczestnicy mają prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.
9. Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych uczestnicy mogą kierować do Inspektora ochrony danych Organizatora lub Partnera:
   1. w Naczelnej Izbie Lekarskiej pełni Agnieszka Witoszek, z którą można się kontaktować pod adresem e-mail: agnieszka.witoszek@nil.org.pl
   2. Sitra, the Finnish Innovation Fund Data Protection Officer:  Janika Skaffari,  Specialist, Administration, kirjaamo@sitra.fi
   3. EIT Health e.V.  Mies-van-der -Rohe-Str. 1C 80807 Munich E-Mail: DataPrivacy@eithealth.eu IT Health InnoStars e.V.,
   4. EOSC4Cancer, empirica Gesellschaft für Kommunikations- und Technologieforschung mbH, Oxfordstr. 2, 53111 Bonn, Germany; phone: +49-228-98530-0
10. Szczegółowe informacje na temat zakresu i sposobu przetwarzania danych osobowych, praw przysługujących uczestnikom oraz okresu przechowywania danych znajdują się w Klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych Uczestników Konferencji, dostępnej:
    1. na stronie internetowej konferencji, ehdis.nilin.org.pl
    2. podczas procesu rejestracji, na formularzu zgłoszeniowym w formie linku.
11. Zasady przetwarzania danych osobowych na stronie internetowej, w tym sposób funkcjonowania plików cookies oraz możliwości zarządzania nimi przez osoby rejestrujące się na Wydarzenie i odwiedzające stronę internetową Konferencji znajdują się w Polityce prywatności i cookies pod linkiem ehdis.nilin.org.pl

§7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w przypadku zmian przepisów prawa lub innych istotnych zdarzeń mających wpływ na organizację i prowadzenie Konkursu.
2. Organizator może w każdym czasie zmienić treść Regulaminu.
3. Zmiany Regulaminu uważa się za dokonane z chwilą ich opublikowania na stronie https://nilin.org.pl/.
4. Do zgłoszeń konkursowych dokonanych przez uczestników przed zmianą regulaminu, stosuje się regulamin w brzmieniu z dnia dokonania zgłoszenia. Organizator będzie informował Uczestników o wszelkich istotnych kwestiach związanych z Konkursem z wykorzystaniem danych kontaktowych umieszczonych w zgłoszeniu oraz przez zamieszczenie stosownej informacji na stronie internetowej Konkursu.
5. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za prawdziwość i aktualność informacji zamieszczonych w formularzu zgłoszeniowym. W razie oświadczenia nieprawdy Uczestnik zostanie wykluczony z udziału w Konferencji.
6. W przypadku trudności z wypełnieniem zgłoszenia lub pytaniami dotyczącymi konkursu, pytania należy kierować na adres: innowacje@nil.org.pl
7. Organizator zastrzega sobie prawo do wyłączenia z udziału w Konferencji Uczestników, którzy naruszają jakiekolwiek postanowienia niniejszego Regulaminu, a w szczególności:
   1. podejmują działania sprzeczne z prawem, z dobrymi obyczajami lub godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
   2. podejmują działania zmierzające do objęcia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Konferencji;
   3. podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.

8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
9. W razie zmiany lub unieważnienia wskutek prawomocnego orzeczenia sądu, któregokolwiek z postanowień Regulaminu, pozostałe jego postanowienia pozostają w mocy.
10. Wszelkie spory pomiędzy Organizatorem będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
11. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
12. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych Uczestników Konferencji stanowi integralną część Regulaminu. Do zmian treści Klauzuli stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące zmiany Regulaminu. Klauzula stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.